AI Transformation Solutions
AI Workflow Automation — ลดงานซ้ำซ้อนด้วย AI และ Automation
ให้ AI และ Automation ทำงานตาม Workflow ขององค์กรได้ตลอด 24 ชั่วโมง ตั้งแต่รับข้อมูล วิเคราะห์ จัดประเภท สรุป ตรวจสอบ ไปจนถึงส่งต่อระบบหรือเจ้าหน้าที่
- AI ทำงานและตัดสินใจบางส่วนในกระบวนการได้เอง
- ทำงานต่อเนื่องนอกเวลาทำการ
- ส่งต่อให้คนตัดสินใจเฉพาะจุดที่ต้องใช้ดุลพินิจ
- 1
รับข้อมูลเข้าอัตโนมัติ
รับจากอีเมล ฟอร์ม ไฟล์เอกสาร หรือ API แล้วดึงข้อมูลสำคัญออกมาเป็นโครงสร้างที่ใช้งานต่อได้
- 2
AI วิเคราะห์และจัดประเภท
จำแนกประเภทงาน ตรวจความครบถ้วน สรุปสาระสำคัญ และประเมินตามเงื่อนไขที่องค์กรกำหนด
- 3
ส่งต่อระบบหรือเจ้าหน้าที่
เขียนผลลัพธ์กลับเข้าระบบปลายทาง สร้างรายงาน หรือแจ้งเตือนผู้รับผิดชอบเมื่อต้องให้คนตัดสินใจ
AI Workflow Automation คืออะไร
AI Workflow Automation คือการให้ AI และระบบ Automation ทำงานตามขั้นตอนที่องค์กรกำหนดโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่รับข้อมูลเข้า วิเคราะห์ จัดประเภท สรุปผล ตรวจสอบเงื่อนไข ไปจนถึงส่งต่อไปยังระบบอื่นหรือแจ้งเจ้าหน้าที่ ต่างจากระบบอนุมัติเอกสารตรงที่ AI เป็นผู้ลงมือทำงานและตัดสินใจบางส่วนแทนคน
ปัญหาที่พบบ่อย
ถ้างานประจำวันขององค์กรยังติดอยู่กับขั้นตอนเหล่านี้
- พนักงานคัดแยกอีเมลและคำร้องเข้ามาด้วยมือทุกเช้า
- ต้องคัดลอกข้อมูลจากเอกสารหรือไฟล์แนบไปกรอกในอีกระบบหนึ่ง
- รายงานประจำวันและประจำสัปดาห์ยังทำด้วยการรวมไฟล์เอง
- งานค้างเพราะไม่มีใครเห็นว่ามีรายการใหม่เข้ามา
- กฎการจัดประเภทอยู่ในหัวคนไม่กี่คน ทำให้ผลลัพธ์ไม่คงที่
AI Workflow Automation แก้ปัญหานี้อย่างไร
วาง AI ลงในจุดที่เป็นงานซ้ำ แล้วให้คนดูแลเฉพาะจุดที่ต้องใช้ดุลพินิจ
AI ลงมือทำ ไม่ใช่แค่แนะนำ
รับข้อมูล ประมวลผล และส่งผลลัพธ์ต่อไปยังระบบปลายทางได้เองตามเงื่อนไขที่กำหนด
กฎการตัดสินใจอยู่ในระบบ
เกณฑ์การจัดประเภทและเงื่อนไขการส่งต่อถูกบันทึกไว้ในระบบ ผลลัพธ์จึงคงที่และตรวจสอบได้
ต่อกับระบบเดิมได้
เรียก API และเขียนข้อมูลกลับเข้าฐานข้อมูลขององค์กรได้ ไม่ต้องเปลี่ยนระบบหลัก
ขั้นตอนการทำงาน
- 01
รับข้อมูลเข้าอัตโนมัติ
รับจากอีเมล ฟอร์ม ไฟล์เอกสาร หรือ API แล้วดึงข้อมูลสำคัญออกมาเป็นโครงสร้างที่ใช้งานต่อได้
- 02
AI วิเคราะห์และจัดประเภท
จำแนกประเภทงาน ตรวจความครบถ้วน สรุปสาระสำคัญ และประเมินตามเงื่อนไขที่องค์กรกำหนด
- 03
ส่งต่อระบบหรือเจ้าหน้าที่
เขียนผลลัพธ์กลับเข้าระบบปลายทาง สร้างรายงาน หรือแจ้งเตือนผู้รับผิดชอบเมื่อต้องให้คนตัดสินใจ
ความสามารถหลัก
สิ่งที่ AI Workflow Automation ทำได้ในการใช้งานจริง
Data Processing
รับข้อมูลปริมาณมาก ตรวจความถูกต้องเบื้องต้น และแปลงให้อยู่ในรูปแบบที่ระบบปลายทางใช้ได้
Document Processing
อ่านเอกสารและไฟล์แนบ ดึงข้อมูลสำคัญออกมาเป็นฟิลด์ที่นำไปใช้ต่อได้
Email / Request Processing
คัดแยกอีเมลและคำร้องที่เข้ามา จัดลำดับความสำคัญ และส่งต่อให้ผู้รับผิดชอบ
API Automation
เรียกและเชื่อมต่อ API ระหว่างระบบ เพื่อให้ข้อมูลไหลต่อโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ
Report Generation
สร้างรายงานตามรอบเวลาหรือตามเหตุการณ์ พร้อมสรุปประเด็นสำคัญให้อ่านได้ทันที
Notification
แจ้งเตือนผู้เกี่ยวข้องเมื่อมีรายการใหม่ มีความผิดปกติ หรือมีงานค้างเกินเกณฑ์
AI Classification
จำแนกประเภทข้อมูลและคำร้องด้วยเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ทำให้ผลลัพธ์คงที่
AI Decision Support
สรุปข้อมูลประกอบการตัดสินใจให้ผู้รับผิดชอบ พร้อมเหตุผลที่อ้างอิงได้
ผลลัพธ์ทางธุรกิจ
ลดงานซ้ำซ้อน
งานคัดแยก คีย์ข้อมูล และทำรายงานที่เคยใช้เวลาทุกวัน ย้ายไปอยู่ในระบบ
ทำงานได้ต่อเนื่อง
กระบวนการเดินหน้าได้นอกเวลาทำการ งานจึงไม่กองรอรอบเช้า
ผลลัพธ์คงที่และตรวจสอบได้
เกณฑ์การตัดสินใจอยู่ในระบบ จึงไม่ขึ้นกับว่าใครเป็นคนทำในวันนั้น
คนไปอยู่กับงานที่ใช้ดุลพินิจ
ให้ AI จัดการงานรูทีน แล้วให้คนตัดสินใจเฉพาะเคสที่ซับซ้อนหรือมีผลกระทบสูง
กรณีการใช้งาน
- คัดแยกคำร้องที่เข้ามาทางอีเมล
- อ่านอีเมลขาเข้า จำแนกประเภทงาน ดึงข้อมูลลูกค้า และเปิดงานให้ทีมที่รับผิดชอบโดยอัตโนมัติ
- แปลงเอกสารเป็นข้อมูลในระบบ
- อ่านไฟล์เอกสารที่ได้รับ ดึงฟิลด์สำคัญ แล้วเขียนลงฐานข้อมูลโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ
- สรุปรายงานประจำวัน
- รวบรวมข้อมูลจากหลายระบบ สร้างรายงานตามรอบ และส่งให้ผู้บริหารพร้อมสรุปประเด็น
- ตรวจความครบถ้วนก่อนเข้ากระบวนการอนุมัติ
- ตรวจเอกสารและข้อมูลที่จำเป็นให้ครบก่อน แล้วจึงส่งเข้าสายอนุมัติที่มีคนเป็นผู้ตัดสินใจ
การเชื่อมต่อระบบ
Automation วางตัวเป็นชั้นกลางระหว่างข้อมูลขาเข้าและระบบปลายทางที่องค์กรใช้อยู่
ขาเข้า
- อีเมล
- ฟอร์มออนไลน์
- ไฟล์เอกสาร
- Webhook
ระบบปลายทาง
- ฐานข้อมูลองค์กร
- REST API
- ระบบ ERP หรือ CRM เดิม
การแจ้งเตือน
- อีเมล
- ช่องทางแชทภายใน
- แจ้งเตือนในระบบ
ต่อยอด
- ส่งเข้า WAMS เพื่อให้คนอนุมัติ
- ส่งเข้า Corporate AI เพื่อใช้ Model กลาง
Security & Governance
เขียนเป็นข้อเท็จจริงที่ตรวจสอบได้ ไม่ใช่คำโฆษณา ขอบเขตของแต่ละโครงการระบุไว้ในเอกสารสัญญา
- กำหนดขอบเขตได้ว่าขั้นตอนใดให้ AI ตัดสินใจเอง และขั้นตอนใดต้องให้คนยืนยัน
- บันทึก Log ทุกขั้นตอนของกระบวนการเพื่อตรวจสอบย้อนหลัง
- ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่ระบบประมวลผลตามบทบาทผู้ใช้
- กำหนดเงื่อนไขการหยุดกระบวนการเมื่อข้อมูลไม่ครบหรือผิดปกติ
ขั้นตอนการนำระบบไปใช้
ทุกโครงการเดินตามลำดับเดียวกัน ตั้งแต่เก็บกระบวนการจนถึงส่งมอบ
1. Discovery
เก็บกระบวนการปัจจุบัน
สำรวจขั้นตอนจริง ผู้เกี่ยวข้อง เอกสาร และระบบเดิมที่ต้องเชื่อมต่อ สรุปเป็น Scope ที่ตกลงร่วมกัน
2. Design
ออกแบบ Workflow และสิทธิ์
กำหนดผัง Process, Role & Permission, Data Model และจุดเชื่อมต่อ ก่อนเริ่มพัฒนา
3. Integration
เชื่อมระบบและตั้งค่า
ตั้งค่าระบบ เชื่อม API, Database และ Identity ขององค์กร พร้อมย้ายข้อมูลตั้งต้น
4. UAT
ทดสอบกับผู้ใช้จริง
ให้ผู้ใช้จริงทดสอบตาม Scenario ที่ตกลงไว้ แก้ไขตาม Feedback และยืนยันผลการทดสอบ
5. Go Live
ขึ้นระบบและส่งมอบ
ขึ้นระบบจริง อบรมผู้ใช้ ส่งมอบเอกสาร และเข้าสู่ช่วง Support ตามข้อตกลง
อย่าสับสนกับผลิตภัณฑ์ข้างเคียง
- WAMS
WAMS คือ Human Approval, Governance และ Document Workflow ที่ให้คนเป็นผู้อนุมัติ ไม่ใช่ AI ตัดสินใจแทน
คำถามที่พบบ่อย
AI Workflow Automation ต่างจาก WAMS อย่างไร
AI Workflow Automation คือการให้ AI ทำงานและตัดสินใจบางส่วนในกระบวนการโดยอัตโนมัติ ส่วน WAMS คือระบบ Approval Workflow ที่ให้คนเป็นผู้อนุมัติ พร้อม Governance และการจัดการเอกสาร ทั้งสองระบบใช้ร่วมกันได้ โดยให้ Automation เตรียมข้อมูลแล้วส่งเข้าสายอนุมัติของ WAMS
ให้ AI ตัดสินใจเองทั้งหมดเลยได้ไหม
กำหนดได้เป็นขั้นตอน โดยทั่วไปจะให้ AI จัดการงานรูทีนที่มีเกณฑ์ชัดเจน และให้คนเป็นผู้ยืนยันในจุดที่มีผลกระทบสูง ขอบเขตนี้กำหนดร่วมกันในขั้นตอน Design
ต้องเปลี่ยนระบบเดิมขององค์กรไหม
โดยทั่วไปไม่ต้อง ระบบทำงานเป็นชั้นกลางที่เรียก API หรืออ่านเขียนฐานข้อมูลของระบบเดิม ความเป็นไปได้จะประเมินในขั้นตอน Discovery
ถ้าข้อมูลขาเข้าไม่ครบจะเกิดอะไรขึ้น
ระบบจะหยุดรายการนั้นไว้ แจ้งผู้รับผิดชอบพร้อมระบุว่าขาดข้อมูลส่วนใด แทนการส่งข้อมูลไม่ครบเข้าระบบปลายทาง
ตรวจสอบย้อนหลังได้ไหมว่า AI ทำอะไรไปบ้าง
ได้ ทุกขั้นตอนมี Log บันทึกว่ารายการใดเข้ามาเมื่อใด ผ่านเงื่อนไขใด และส่งต่อไปที่ไหน
เริ่มจากกระบวนการไหนดี
แนะนำให้เริ่มจากกระบวนการที่ทำซ้ำบ่อย มีเกณฑ์ชัดเจน และวัดผลได้ง่าย เพื่อให้เห็นผลเร็วก่อนขยายไปกระบวนการที่ซับซ้อนกว่า