Workflow Approval Management System
WAMS Pro — ระบบอนุมัติ Workflow และเอกสารออนไลน์แบบ Paperless
เปลี่ยนงานขออนุมัติจากกระดาษ Email และ Excel ให้กลายเป็น Workflow ที่ติดตาม ตรวจสอบ และอนุมัติได้จากระบบเดียว
- สายอนุมัติหลายระดับ ปรับได้ตามโครงสร้างองค์กร
- แนบเอกสารประกอบไว้ในคำขอเดียวกัน
- Audit Trail ตรวจย้อนหลังได้ว่าใครทำอะไรเมื่อใด
- 1
สร้างคำขอพร้อมเอกสารแนบ
ผู้ขอกรอกแบบฟอร์มในระบบและแนบเอกสารประกอบ ระบบตรวจความครบถ้วนก่อนส่ง
- 2
ระบบส่งเข้าสายอนุมัติ
คำขอเดินตามลำดับขั้นที่กำหนดไว้ ผู้อนุมัติแต่ละระดับได้รับแจ้งเตือนอัตโนมัติ
- 3
ปิดงานและเก็บหลักฐาน
เมื่ออนุมัติครบ ระบบบันทึกผลและ Audit Trail ให้ค้นย้อนหลังได้ทุกรายการ
WAMS Pro คืออะไร
WAMS Pro คือระบบอนุมัติเอกสารและ Workflow ออนไลน์แบบ Paperless ที่เปลี่ยนงานขออนุมัติจากกระดาษ อีเมล และ Excel มาเป็นคำขอในระบบเดียว รองรับสายอนุมัติหลายระดับ แนบเอกสารประกอบ แจ้งเตือนผู้เกี่ยวข้องอัตโนมัติ ควบคุมสิทธิ์ตามบทบาท และบันทึก Audit Trail ให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครทำอะไรเมื่อใด
ปัญหาที่พบบ่อย
ถ้างานขออนุมัติขององค์กรยังเป็นแบบนี้
- เอกสารขออนุมัติวิ่งอยู่ในอีเมลและไลน์ จนหาไม่เจอว่าอยู่ที่ใคร
- ผู้ขอต้องเดินตามเรื่องเอง และถามซ้ำว่าอนุมัติถึงขั้นไหนแล้ว
- เอกสารแนบกระจายอยู่หลายที่ ไม่แน่ใจว่าฉบับไหนเป็นฉบับล่าสุด
- ผู้อนุมัติไม่รู้ว่ามีงานรออยู่ จนกว่าจะมีคนโทรตาม
- ตรวจสอบย้อนหลังไม่ได้ว่าใครเป็นผู้อนุมัติและอนุมัติเมื่อใด
WAMS Pro แก้ปัญหานี้อย่างไร
WAMS Pro วางให้คนยังเป็นผู้ตัดสินใจ แต่ให้ระบบดูแลเส้นทาง เอกสาร และหลักฐาน
Human Approval พร้อม Governance
คนเป็นผู้อนุมัติ ระบบทำหน้าที่คุมลำดับขั้น สิทธิ์ และบันทึกหลักฐานทุกการกระทำ
คำขอเดียวมีข้อมูลครบ
ข้อมูล เอกสารแนบ และประวัติการอนุมัติอยู่ในคำขอเดียวกัน ไม่ต้องไล่ตามอีเมล
เห็นสถานะตรงกันทุกฝ่าย
ผู้ขอ ผู้อนุมัติ และฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เห็นสถานะเดียวกันจากระบบเดียว
ขั้นตอนการทำงาน
- 01
สร้างคำขอพร้อมเอกสารแนบ
ผู้ขอกรอกแบบฟอร์มในระบบและแนบเอกสารประกอบ ระบบตรวจความครบถ้วนก่อนส่ง
- 02
ระบบส่งเข้าสายอนุมัติ
คำขอเดินตามลำดับขั้นที่กำหนดไว้ ผู้อนุมัติแต่ละระดับได้รับแจ้งเตือนอัตโนมัติ
- 03
ปิดงานและเก็บหลักฐาน
เมื่ออนุมัติครบ ระบบบันทึกผลและ Audit Trail ให้ค้นย้อนหลังได้ทุกรายการ
ความสามารถหลัก
สิ่งที่ WAMS Pro ทำได้ในการใช้งานจริง
Unlimited / Multi-Step Approval
ออกแบบสายอนุมัติหลายระดับตามโครงสร้างองค์กรและประเภทของคำขอ
Document Management
แนบเอกสารและไฟล์ประกอบไว้ในคำขอ พร้อมประวัติการแก้ไขที่ตรวจสอบได้
Automatic Notification
แจ้งเตือนผู้เกี่ยวข้องทุกครั้งที่สถานะเปลี่ยน และเตือนงานที่ค้างเกินกำหนด
Role & Permission
ควบคุมสิทธิ์ผู้ใช้งานตามบทบาท ว่าใครเห็นอะไร สร้างอะไร และอนุมัติอะไรได้
Audit Trail
บันทึกทุกการกระทำในคำขอ ว่าใครทำอะไร เมื่อใด และด้วยเหตุผลใด
Status Tracking
ติดตามได้ว่าคำขออยู่ขั้นใด รออยู่ที่ใคร และค้างมานานเท่าใด
WAMS Pro หรือ WAMS Enterprise
ถ้ากระบวนการเดินเป็นลำดับขั้น Pro ตอบได้ แต่ถ้าต้องออกแบบด้วย BPMN และมีขั้นตอนขนาน ให้ดู Enterprise
| หัวข้อเปรียบเทียบ | WAMS Pro | WAMS Enterprise |
|---|---|---|
| เหมาะกับ | Pro:Approval Workflow | Enterprise:Complex Business Process |
| Approval | Pro:รองรับ | Enterprise:รองรับ |
| Paperless | Pro:รองรับ | Enterprise:รองรับ |
| Audit Trail | Pro:รองรับ | Enterprise:รองรับ |
| BPMN | Pro:ไม่รองรับ | Enterprise:รองรับ |
| Parallel Process | Pro:พื้นฐาน ตาม Configuration | Enterprise:รองรับเต็มรูปแบบ |
| Complex Conditions | Pro:จำกัดกว่า | Enterprise:รองรับเต็มรูปแบบ |
| Multi-System Integration | Pro:รองรับ | Enterprise:รองรับระดับ Advanced |
| Multi-Organization | Pro:ตาม Scope | Enterprise:รองรับ |
| Process Visualization | Pro:Approval Flow | Enterprise:BPMN End-to-End |
ผลลัพธ์ทางธุรกิจ
ลดเวลารออนุมัติ
ผู้อนุมัติรู้ทันทีว่ามีงานรอ และอนุมัติได้จากระบบโดยไม่ต้องรอเอกสารตัวจริง
ลดเอกสารกระดาษ
คำขอและเอกสารประกอบอยู่ในระบบทั้งหมด ไม่ต้องพิมพ์และเก็บแฟ้ม
ลดงานติดตาม
ทุกฝ่ายเห็นสถานะเดียวกัน ทีมธุรการจึงไม่ต้องตอบคำถามว่าเรื่องอยู่ที่ใคร
เพิ่ม Transparency และตรวจสอบย้อนหลังได้
Audit Trail ทำให้ตรวจสอบได้ว่าใครอนุมัติรายการใด เมื่อใด และตามลำดับใด
กรณีการใช้งาน
- ขออนุมัติจัดซื้อ
- ตั้งสายอนุมัติตามวงเงิน แนบใบเสนอราคา และเก็บหลักฐานการอนุมัติไว้ตรวจสอบ
- ขออนุมัติงบประมาณและค่าใช้จ่าย
- ยื่นคำขอพร้อมเอกสารประกอบ ผ่านสายอนุมัติหลายระดับตามประเภทค่าใช้จ่าย
- ขออนุมัติเอกสารภายใน
- หนังสือภายใน ประกาศ และเอกสารที่ต้องผ่านการลงนาม เดินในระบบเดียว
- ขออนุมัติงานบุคคล
- คำขอที่ต้องผ่านหัวหน้างานและฝ่ายบุคคล พร้อมเก็บประวัติไว้อ้างอิง
การเชื่อมต่อระบบ
WAMS Pro เชื่อมกับระบบตัวตนและระบบปลายทางขององค์กร เพื่อไม่ให้ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ
ตัวตนและสิทธิ์
- บัญชีผู้ใช้ขององค์กร
- โครงสร้างองค์กรและสายบังคับบัญชา
ระบบธุรกิจ
- ฐานข้อมูลองค์กร
- REST API
- ระบบบัญชีหรือ ERP เดิม
การแจ้งเตือน
- อีเมล
- แจ้งเตือนในระบบ
ต่อยอด
- รับงานจาก AI Workflow Automation
- ส่งข้อมูลต่อไปยังระบบตั้งเบิก
Security & Governance
เขียนเป็นข้อเท็จจริงที่ตรวจสอบได้ ไม่ใช่คำโฆษณา ขอบเขตของแต่ละโครงการระบุไว้ในเอกสารสัญญา
- Role-based Access Control กำหนดสิทธิ์การเห็นและการอนุมัติตามบทบาท
- Audit Trail บันทึกทุกการกระทำในคำขอไว้ตรวจสอบย้อนหลัง
- แยกสิทธิ์ผู้ขอ ผู้อนุมัติ และผู้ดูแลระบบออกจากกัน
- จัดเก็บเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคลตามหลักการ PDPA ในขอบเขตที่ตกลงในสัญญา
ขั้นตอนการนำระบบไปใช้
ทุกโครงการเดินตามลำดับเดียวกัน ตั้งแต่เก็บกระบวนการจนถึงส่งมอบ
1. Discovery
เก็บกระบวนการปัจจุบัน
สำรวจขั้นตอนจริง ผู้เกี่ยวข้อง เอกสาร และระบบเดิมที่ต้องเชื่อมต่อ สรุปเป็น Scope ที่ตกลงร่วมกัน
2. Design
ออกแบบ Workflow และสิทธิ์
กำหนดผัง Process, Role & Permission, Data Model และจุดเชื่อมต่อ ก่อนเริ่มพัฒนา
3. Integration
เชื่อมระบบและตั้งค่า
ตั้งค่าระบบ เชื่อม API, Database และ Identity ขององค์กร พร้อมย้ายข้อมูลตั้งต้น
4. UAT
ทดสอบกับผู้ใช้จริง
ให้ผู้ใช้จริงทดสอบตาม Scenario ที่ตกลงไว้ แก้ไขตาม Feedback และยืนยันผลการทดสอบ
5. Go Live
ขึ้นระบบและส่งมอบ
ขึ้นระบบจริง อบรมผู้ใช้ ส่งมอบเอกสาร และเข้าสู่ช่วง Support ตามข้อตกลง
อย่าสับสนกับผลิตภัณฑ์ข้างเคียง
- AI Workflow Automation
ที่นั่น AI เป็นผู้ลงมือทำและตัดสินใจ ส่วน WAMS ให้คนเป็นผู้อนุมัติภายใต้ Governance
- Billing Mission
งานรับวางบิลจาก Vendor มีเส้นทางและ Payment Schedule เฉพาะ จึงแยกเป็นระบบต่างหาก
คำถามที่พบบ่อย
WAMS Pro ต่างจาก AI Workflow Automation อย่างไร
WAMS Pro เป็นระบบที่คนเป็นผู้อนุมัติ โดยระบบดูแลลำดับขั้น เอกสาร และหลักฐาน ส่วน AI Workflow Automation คือการให้ AI ทำงานและตัดสินใจบางส่วนแทนคน ทั้งสองระบบใช้ร่วมกันได้
WAMS Pro ต่างจาก Billing Mission อย่างไร
WAMS Pro เป็น Approval Platform สำหรับงานขออนุมัติทั่วไปขององค์กร ส่วน Billing Mission เป็นระบบเฉพาะทางสำหรับงานรับวางบิลจาก Vendor ซึ่งมี Payment Schedule และเส้นทาง Vendor เข้ามาเกี่ยวข้องโดยเฉพาะ
ตั้งสายอนุมัติได้กี่ระดับ
ออกแบบได้หลายระดับตามโครงสร้างองค์กรและประเภทคำขอ เช่น แยกตามวงเงินหรือแยกตามหน่วยงาน โดยกำหนดในขั้นตอน Design
ถ้าผู้อนุมัติไม่อยู่จะทำอย่างไร
กำหนดผู้อนุมัติแทนหรือเส้นทางสำรองได้ตามนโยบายขององค์กร ทุกการอนุมัติแทนจะถูกบันทึกใน Audit Trail
ข้อมูลเดิมที่อยู่ในกระดาษและ Excel ย้ายเข้าระบบได้ไหม
ข้อมูลตั้งต้นที่จำเป็นสามารถนำเข้าได้ในขั้นตอน Integration ส่วนขอบเขตการย้ายข้อมูลเก่าจะประเมินร่วมกันใน Discovery
ควรเลือก Pro หรือ Enterprise
ถ้าโจทย์หลักคืองานขออนุมัติที่เดินเป็นลำดับขั้น WAMS Pro ตอบได้ แต่ถ้ากระบวนการมีเงื่อนไขซับซ้อน มีขั้นตอนขนานหลายเส้น หรือต้องออกแบบด้วย BPMN ให้เลือก WAMS Enterprise