Digital Vendor Billing Workflow
Billing Mission — ระบบรับวางบิลออนไลน์และติดตามการชำระเงิน
Digital Vendor Billing Workflow ตั้งแต่ Vendor ส่งใบวางบิล ตรวจสอบ อนุมัติ ไปจนถึงแจ้งกำหนดวันชำระเงิน โดยทุกฝ่ายเห็นสถานะเดียวกัน
- Vendor → Approver → Staff → Payment Schedule → Notification
- คำนวณวันชำระเงินตาม Rule และ Calendar Logic ขององค์กร
- แจ้งเตือนอัตโนมัติทุกการเปลี่ยนสถานะ
- 1
Vendor ยื่นใบวางบิลออนไลน์
คู่ค้าเข้าระบบ กรอกข้อมูล แนบเอกสาร และส่งคำขอโดยไม่ต้องเดินเอกสาร
- 2
ตรวจสอบและอนุมัติ 3 ขั้น
เอกสารเดินผ่าน Vendor, Approver และ Staff โดยแต่ละขั้นเห็นเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- 3
คำนวณวันชำระและแจ้งเตือน
ระบบคำนวณกำหนดวันชำระเงินตาม Rule ขององค์กร แล้วแจ้งทุกฝ่ายผ่านอีเมลอัตโนมัติ
Billing Mission คืออะไร
Billing Mission คือระบบรับวางบิลออนไลน์สำหรับงาน Vendor Billing ที่ให้คู่ค้ายื่นใบวางบิลผ่านระบบแทนการเดินเอกสาร จากนั้นเอกสารจะผ่านการตรวจสอบและอนุมัติแบบ 3 ขั้นคือ Vendor, Approver และ Staff ก่อนที่ระบบจะคำนวณกำหนดวันชำระเงินตาม Rule ขององค์กร และแจ้งเตือนทุกฝ่ายอัตโนมัติในแต่ละสถานะ
ปัญหาที่พบบ่อย
ถ้างานรับวางบิลขององค์กรยังเป็นแบบนี้
- Vendor โทรถามทุกสัปดาห์ว่าใบวางบิลอยู่ขั้นไหนและจะได้เงินเมื่อใด
- เอกสารตัวจริงต้องเดินเข้ามาส่งที่บริษัท และหายระหว่างทางได้
- ทีมการเงินใช้เวลาไปกับการตอบคำถามสถานะมากกว่าการตรวจเอกสาร
- ผู้อนุมัติไม่รู้ว่ามีใบวางบิลรออยู่ จนกว่าจะมีคนตาม
- กำหนดวันชำระเงินคำนวณด้วยมือ และแต่ละคนตอบ Vendor ไม่ตรงกัน
Billing Mission แก้ปัญหานี้อย่างไร
แทนที่จะขายเป็นระบบบิลทั่วไป Billing Mission แก้ปัญหาเฉพาะของงานรับวางบิลจาก Vendor
Vendor รู้ว่าวางบิลถึงไหน
คู่ค้าเห็นสถานะเอกสารของตัวเองได้ตลอด ไม่ต้องโทรถาม
Finance ลดงานตอบคำถาม
เมื่อสถานะโปร่งใส ทีมการเงินจึงใช้เวลากับการตรวจสอบแทนการตอบคำถามซ้ำ
ทุกฝ่ายเห็นสถานะเดียวกัน
Vendor, Approver และ Staff อ่านข้อมูลชุดเดียวกัน ไม่มีการตอบไม่ตรงกัน
เส้นทางเอกสารตั้งแต่ Vendor จนถึงกำหนดชำระเงิน
เลือกแต่ละขั้นเพื่อดูว่าใครเห็นอะไรและระบบทำอะไรในขั้นนั้น
Vendor ยื่นใบวางบิล
คู่ค้าส่งใบวางบิลและเอกสารประกอบผ่านระบบออนไลน์ แทนการเดินเอกสารเข้ามาที่บริษัท
Vendor เห็นสถานะของเอกสารตัวเองทุกขั้นตอน
ขั้นตอนการทำงาน
- 01
Vendor ยื่นใบวางบิลออนไลน์
คู่ค้าเข้าระบบ กรอกข้อมูล แนบเอกสาร และส่งคำขอโดยไม่ต้องเดินเอกสาร
- 02
ตรวจสอบและอนุมัติ 3 ขั้น
เอกสารเดินผ่าน Vendor, Approver และ Staff โดยแต่ละขั้นเห็นเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- 03
คำนวณวันชำระและแจ้งเตือน
ระบบคำนวณกำหนดวันชำระเงินตาม Rule ขององค์กร แล้วแจ้งทุกฝ่ายผ่านอีเมลอัตโนมัติ
ความสามารถหลัก
สิ่งที่ Billing Mission ทำได้ในการใช้งานจริง
Paperless Billing
ยื่นใบวางบิลออนไลน์แทนกระดาษ พร้อมแนบเอกสารประกอบไว้ในรายการเดียวกัน
3-Step Approval
เส้นทางเอกสารชัดเจน Vendor → Approver → Staff โดยแต่ละขั้นมีสิทธิ์และมุมมองของตัวเอง
Payment Schedule
คำนวณวันชำระเงินตาม Rule ขององค์กร รวมถึง Calendar Logic ที่กำหนด
Automatic Email Notification
แจ้งทุกสถานะในกระบวนการให้ผู้เกี่ยวข้องทราบโดยอัตโนมัติ
Vendor Portal
คู่ค้ามีหน้าจอของตัวเองสำหรับดูสถานะและประวัติการวางบิลย้อนหลัง
Audit Trail
บันทึกทุกการกระทำในรายการวางบิล เพื่อตรวจสอบย้อนหลังได้
ผลลัพธ์ทางธุรกิจ
ลดสายโทรถามสถานะ
Vendor เห็นสถานะเองได้ ทีมการเงินจึงลดงานตอบคำถามซ้ำลงอย่างชัดเจน
เอกสารไม่หายระหว่างทาง
ทุกเอกสารอยู่ในรายการเดียวกันในระบบ พร้อมประวัติการส่งและการแก้ไข
กำหนดวันชำระเงินตรงกัน
คำนวณจาก Rule เดียวกันทั้งระบบ ทุกฝ่ายจึงอ้างอิงวันเดียวกัน
งานอนุมัติไม่ค้าง
ผู้อนุมัติเห็นรายการที่รออยู่ และได้รับแจ้งเตือนเมื่อมีรายการใหม่
กรณีการใช้งาน
- องค์กรที่มีคู่ค้าจำนวนมาก
- รวมการรับวางบิลจาก Vendor ทั้งหมดไว้ในช่องทางเดียว แทนการรับเอกสารหลายทาง
- ทีมการเงินที่ตอบคำถามสถานะทุกวัน
- เปิดให้ Vendor ตรวจสอบสถานะเอง เพื่อลดภาระงานตอบคำถามของทีม
- องค์กรที่มีรอบชำระเงินเป็นกำหนดการ
- ใช้ Rule และ Calendar Logic คำนวณกำหนดชำระให้สอดคล้องกับรอบขององค์กร
- งานที่ต้องตรวจสอบย้อนหลัง
- มีหลักฐานว่าใครอนุมัติรายการใด เมื่อใด และเอกสารฉบับใดถูกใช้
การเชื่อมต่อระบบ
Billing Mission เชื่อมกับข้อมูลคู่ค้าและระบบบัญชีขององค์กร เพื่อให้ข้อมูลไม่ต้องคีย์ซ้ำ
ข้อมูลคู่ค้า
- ทะเบียน Vendor
- ข้อมูลผู้ติดต่อ
- เงื่อนไขการชำระเงิน
ระบบภายใน
- ระบบบัญชีหรือ ERP
- ฐานข้อมูลองค์กร
- REST API
การแจ้งเตือน
- อีเมลถึง Vendor
- แจ้งเตือนภายในองค์กร
กฎการคำนวณ
- Rule กำหนดวันชำระ
- Calendar Logic ขององค์กร
Security & Governance
เขียนเป็นข้อเท็จจริงที่ตรวจสอบได้ ไม่ใช่คำโฆษณา ขอบเขตของแต่ละโครงการระบุไว้ในเอกสารสัญญา
- แยกสิทธิ์ระหว่าง Vendor ภายนอกกับผู้ใช้งานภายในองค์กรอย่างชัดเจน
- Vendor เห็นได้เฉพาะเอกสารและสถานะของตัวเองเท่านั้น
- Audit Trail บันทึกการยื่น การอนุมัติ และการแก้ไขทุกครั้ง
- จัดเก็บเอกสารและข้อมูลคู่ค้าตามหลักการ PDPA ในขอบเขตที่ตกลงในสัญญา
ขั้นตอนการนำระบบไปใช้
ทุกโครงการเดินตามลำดับเดียวกัน ตั้งแต่เก็บกระบวนการจนถึงส่งมอบ
1. Discovery
เก็บกระบวนการปัจจุบัน
สำรวจขั้นตอนจริง ผู้เกี่ยวข้อง เอกสาร และระบบเดิมที่ต้องเชื่อมต่อ สรุปเป็น Scope ที่ตกลงร่วมกัน
2. Design
ออกแบบ Workflow และสิทธิ์
กำหนดผัง Process, Role & Permission, Data Model และจุดเชื่อมต่อ ก่อนเริ่มพัฒนา
3. Integration
เชื่อมระบบและตั้งค่า
ตั้งค่าระบบ เชื่อม API, Database และ Identity ขององค์กร พร้อมย้ายข้อมูลตั้งต้น
4. UAT
ทดสอบกับผู้ใช้จริง
ให้ผู้ใช้จริงทดสอบตาม Scenario ที่ตกลงไว้ แก้ไขตาม Feedback และยืนยันผลการทดสอบ
5. Go Live
ขึ้นระบบและส่งมอบ
ขึ้นระบบจริง อบรมผู้ใช้ ส่งมอบเอกสาร และเข้าสู่ช่วง Support ตามข้อตกลง
อย่าสับสนกับผลิตภัณฑ์ข้างเคียง
- WAMS
WAMS คือ Approval Platform ทั่วไปขององค์กร ส่วน Billing Mission เจาะเฉพาะงานรับวางบิลจาก Vendor
คำถามที่พบบ่อย
Billing Mission ต่างจาก WAMS อย่างไร
WAMS เป็น Approval Platform สำหรับงานขออนุมัติทั่วไปขององค์กร ส่วน Billing Mission เป็นระบบเฉพาะทางสำหรับ Vendor Billing ซึ่งมีผู้ใช้จากภายนอกองค์กร มีเส้นทาง Vendor → Approver → Staff และมีการคำนวณ Payment Schedule เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ
Vendor ต้องติดตั้งโปรแกรมอะไรไหม
ไม่ต้อง Vendor เข้าใช้งานผ่านเว็บด้วยบัญชีที่องค์กรออกให้ และเห็นเฉพาะข้อมูลของตัวเอง
Payment Schedule คำนวณอย่างไร
คำนวณตาม Rule ที่องค์กรกำหนด เช่น เงื่อนไขเครดิตเทอมและรอบการจ่าย ร่วมกับ Calendar Logic ที่ตั้งไว้ในระบบ
ถ้าเอกสารไม่ครบจะเกิดอะไรขึ้น
ผู้ตรวจสอบสามารถส่งกลับพร้อมระบุเหตุผล Vendor จะได้รับแจ้งเตือนและแก้ไขเอกสารในรายการเดิมได้ โดยประวัติการส่งกลับถูกบันทึกไว้
เชื่อมกับระบบบัญชีเดิมได้ไหม
ได้ ถ้าระบบเดิมมี API หรือช่องทางแลกเปลี่ยนข้อมูล ขอบเขตการเชื่อมต่อจะประเมินในขั้นตอน Discovery
รองรับคู่ค้าจำนวนมากได้หรือไม่
ระบบออกแบบสำหรับงาน Vendor Billing ขององค์กรที่มีคู่ค้าหลายราย โดยแยกสิทธิ์และข้อมูลของแต่ละรายออกจากกัน